Юридически значимый электронный документооборот для обмена документами с госорганами, поставщиками и клиентами.
ЭДО — это передача электронных документов по каналам защищенной связи. Документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП). Она гарантирует неизменность документов и придает им юридическую значимость.
Для начала обмена документами с партнерами и государством через интернет нужно заключить договор с оператором ЭДО. Оператор — это разработчик платформы, на которой происходит обмен документами. Операторов ЭДО много, и у каждого есть свои особенности в работе.
Малые предприятия применяют ЭДО в основном для получения счетов и актов от поставщиков, подтверждения поступлений маркированного товара в системе «Честный знак», и сдачи отчетности в госорганы.
Для подключения к ЭДО необходимо:
- Получить электронную подпись (КЭП). По этой подписи вы будете входить в личный кабинет и ей же подписывать электронные документы.
- Настроить рабочее место для работы с электронной подписью. Для работы подписи нужно установить сертификаты, настроить браузер, приборести лицензию для криптопровайдера. Это можно сделать самому, но лучше обратиться за помощью к специалистам.
- Выбрать оператора ЭДО. На что обратить внимание: а) если торгуете маркированными или подакцизными товарами, узнайте, с каким оператором работают ваши поставщики: роуминг настроить можно, но лучше работать в одной системе; б) удобство использования: чем проще интерфейс, тем лучше, ведь вы будете пользоваться только малой частью функционала; в) тарифы: почти у всех операторов входящие документы бесплатны, но кто-то может брать деньги за подключение к платформе, лучше сразу это уточнить.
- Заключить договор и завести личный кабинет. Для этого нужно заполнить заявку, загрузить на платформу электронную подпись, и, если нужно — прописать оператора ЭДО в личном кабинете системы «Честный знак». С этим также могут помочь специалисты.
- СБИС. Отличается мощным и довольном сложным личным кабинетом. Подключение платное — 500 руб. Стоит выбрать, если вы уже работаете с ОФД или системой сдачи отчетности СБИС.
- Петер-Сервис. Простой и полностью бесплатный личный кабинет. Подойдет, если не планируете плотно работать в «Честном знаке» и активно обмениваться документами. Необходим для отправки чеков с маркированным товаром через ОФД Петер-Сервис в налоговую.
- Такском Файлер. Еще один популярный и полностью бесплатный сервис. Прост в настройке и функционален. Множество тарифов для компаний разных размеров и потребностей.